Health1in1 Inc. – Privacy Policy

Effective date: September 16, 2025

This policy explains how Health1in1 Inc. (“Health1in1”, “we”, “us”, “our”) collects, uses, shares, and protects information in connection with our online community at community.health1in1.ca (the “Forum”). We are based in Ontario, Canada and handle personal information under Canadian privacy laws, including PIPEDA, and where applicable the EU or UK GDPR and U.S. COPPA. Using the Forum means you agree to this policy.

1) Who we are and how to contact us

Controller: Health1in1 Inc., Ontario, Canada
Email: [email protected] (or [email protected])

2) What this policy covers

  • The Forum and related emails generated by it.

  • It does not cover other Health1in1 websites or services that have their own policies.

3) Information we collect

a) You provide

  • Account details such as name, email, password (stored as a hash), and profile fields.

  • Forum content such as posts, replies, messages, reactions, and attachments.

  • Support inquiries and feedback.

b) Collected automatically

  • Log data including IP address, device and browser info, timestamps, pages viewed, and referrer URLs.

  • IP address recorded with each post for security and abuse prevention.

  • Cookies for session management, CSRF protection, preferences, and “remember me”.

c) From third parties

  • Limited email deliverability or security metadata from our mail and protection providers.

  • If future single sign-on is offered, basic profile data you authorize.

Do not post sensitive health information or other data you would not want visible to course cohorts or moderators.

4) How and why we use information

  • Operate, secure, and moderate the Forum and private course areas.

  • Provide features like posting, notifications, and group membership controls.

  • Respond to support requests.

  • Enforce Terms and community rules and protect our rights and the rights of others.

  • Improve reliability and performance using aggregated or de-identified analytics.

  • Send service emails and notification digests you enable. For promotional emails we follow CASL and seek consent. You can unsubscribe at any time.

Where a legal basis is required, we rely on contract, legitimate interests, consent, and legal obligations.

5) Sharing of information

We do not sell personal information. We share only with:

  • Service providers that host, send email, secure, back up, or monitor the Forum, under contract and confidentiality.

  • Instructors or moderators who administer restricted categories.

  • Legal authorities when required by law or to protect safety and rights.

  • Parties to a business transfer.

  • The public, for content you choose to make public.

  • Aggregated or de-identified data that does not identify individuals.

6) International transfers

Processing may occur in Canada, the United States, and other countries. Where required we use safeguards such as contractual data protection terms for international transfers.

7) Retention

  • Security and server logs up to 90 days, longer if needed for investigations or legal reasons.

  • Email delivery logs up to 30 days.

  • Forum content and account data for the life of your account. If you delete your account, we can anonymize your posts. Private messages you sent may remain accessible to recipients.

  • Backups on a rolling schedule, typically 30 to 90 days.

8) Cookies and similar technologies

  • Strictly necessary cookies for login, session, CSRF, and load balancing.

  • Functional cookies such as “remember me”.

  • Performance or analytics only in aggregated or de-identified form. You can control cookies in your browser, but blocking essential cookies may break core features.

9) Your choices and rights

  • Update profile, email, and notification preferences in your user settings.

  • Request access to the data we hold about you and ask for corrections.

  • Request account deletion or anonymization of posts, subject to legal or operational needs.

  • Withdraw consent for certain communications via unsubscribe links or preferences.

  • Contact [email protected] with questions or to exercise rights. You may also contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada or your local authority. EU or UK residents may have additional rights to object, restrict, or port data.

10) Children’s privacy

The Forum is for individuals 13 years and older. We do not knowingly collect information from children under 13.

11) Security

We use administrative, technical, and physical safeguards including TLS encryption in transit, access controls, least-privilege administration, and monitoring. No system is perfectly secure. Use a strong, unique password and keep it confidential.

12) Third-party links

Linked sites have their own privacy practices. Review their policies before providing information.

13) Changes to this policy

We may update this policy periodically. Changes will be posted here with an updated effective date. For material changes we will provide additional notice via the Forum or email.

14) Contact

Email: [email protected]
Mailing address: Health1in1 Inc., Ontario, Canada

This document is provided under CC-BY-SA and replaces prior versions as of September 16, 2025.

Health1in1 Inc. – Politique de confidentialité (FR-CA)

Date d’entrée en vigueur : 16 septembre 2025

La présente politique explique comment Health1in1 Inc. (« Health1in1 », « nous », « notre ») collecte, utilise, communique et protège les renseignements personnels en lien avec notre communauté en ligne à community.health1in1.ca (le « Forum »). Nous sommes établis en Ontario, au Canada, et nous traitons les renseignements personnels conformément aux lois canadiennes, y compris la LPRPDE, et, le cas échéant, au RGPD de l’UE ou du Royaume-Uni et à la loi américaine COPPA. L’utilisation du Forum vaut acceptation de cette politique.

1) Qui nous sommes et comment nous joindre

Responsable du traitement : Health1in1 Inc., Ontario, Canada
Courriel : [email protected] (ou [email protected])

2) Portée de la politique

  • Le Forum et les courriels envoyés par celui-ci.

  • Ne vise pas les autres sites ou services de Health1in1 qui possèdent leurs propres politiques.

3) Renseignements que nous recueillons

a) Fournis par vous

  • Détails du compte tels que nom, courriel, mot de passe chiffré et champs de profil.

  • Contenu publié sur le Forum, y compris messages, réponses, messages privés, réactions et pièces jointes.

  • Demandes d’assistance et commentaires.

b) Recueillis automatiquement

  • Journaux techniques incluant adresse IP, informations sur l’appareil et le navigateur, pages consultées, horodatages et URL de provenance.

  • Adresse IP associée à chaque publication pour la sécurité et la prévention des abus.

  • Témoins de connexion pour la session, la protection CSRF, les préférences et « se souvenir de moi ».

c) Provenant de tiers

  • Métadonnées limitées sur la distribution des courriels ou la sécurité, provenant de nos fournisseurs d’envoi et de protection.

  • Si une connexion unique est offerte ultérieurement, données de profil de base que vous autorisez.

Veuillez éviter de publier des renseignements de santé sensibles ou d’autres données que vous ne souhaitez pas rendre visibles aux cohortes ou modérateurs.

4) Finalités du traitement

  • Exploiter, sécuriser et modérer le Forum et les espaces privés des cours.

  • Offrir des fonctionnalités comme la publication, les notifications et la gestion d’appartenance aux groupes.

  • Répondre aux demandes d’assistance.

  • Faire respecter les Conditions et règles communautaires et protéger nos droits et ceux d’autrui.

  • Améliorer la fiabilité et la performance au moyen d’analyses agrégées ou dé-identifiées.

  • Envoyer des courriels de service et des résumés que vous activez. Pour les messages promotionnels, nous respectons la loi antipourriel canadienne et obtenons le consentement. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.

Lorsque la loi l’exige, nous nous fondons sur l’exécution d’un contrat, l’intérêt légitime, le consentement et les obligations légales.

5) Communication des renseignements

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous pouvons communiquer uniquement à :

  • Des fournisseurs de services qui hébergent, envoient des courriels, sécurisent, sauvegardent ou surveillent le Forum, aux termes de contrats et d’obligations de confidentialité.

  • Des formateurs ou modérateurs gérant des catégories restreintes.

  • Des autorités lorsque la loi l’exige ou pour la protection des personnes et des droits.

  • Des parties dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise.

  • Le public, pour le contenu que vous rendez public.

  • Des données agrégées ou dé-identifiées ne permettant pas d’identifier une personne.

6) Transferts internationaux

Le traitement peut avoir lieu au Canada, aux États-Unis et ailleurs. Le cas échéant, nous mettons en place des garanties contractuelles pour les transferts internationaux.

7) Conservation

  • Journaux de sécurité et de serveur conservés jusqu’à 90 jours, plus longtemps au besoin pour des enquêtes ou raisons juridiques.

  • Journaux d’envoi de courriels jusqu’à 30 jours.

  • Contenu du Forum et données de compte pendant la durée d’activité du compte. En cas de suppression de compte, nous pouvons anonymiser vos publications. Les messages privés peuvent rester accessibles à leurs destinataires.

  • Sauvegardes sur une base rotative, généralement 30 à 90 jours.

8) Témoins et technologies similaires

  • Témoins strictement nécessaires pour l’authentification, la session, la protection CSRF et l’équilibrage de charge.

  • Témoins fonctionnels comme « se souvenir de moi ».

  • Mesure de performance ou analytique uniquement de manière agrégée ou dé-identifiée. Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur, mais le blocage des témoins essentiels peut nuire aux fonctions de base.

9) Vos choix et vos droits

  • Mettre à jour votre profil, vos préférences de courriel et de notification dans vos paramètres.

  • Demander l’accès aux renseignements que nous détenons et corriger les inexactitudes.

  • Demander la suppression du compte ou l’anonymisation des publications, sous réserve d’exigences légales ou opérationnelles.

  • Retirer votre consentement à certaines communications via les liens de désabonnement ou les préférences.

  • Communiquer avec [email protected] pour toute demande. Vous pouvez aussi joindre le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou votre autorité locale. Les résidents de l’UE ou du Royaume-Uni peuvent disposer de droits supplémentaires d’opposition, de restriction et de portabilité.

10) Protection des enfants

Le Forum s’adresse aux personnes de 13 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants de moins de 13 ans.

11) Sécurité

Mesures administratives, techniques et physiques, dont le chiffrement TLS en transit, les contrôles d’accès, le principe du moindre privilège et la surveillance. Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Utilisez un mot de passe fort et unique et gardez-le confidentiel.

12) Liens tiers

Les sites liés ont leurs propres pratiques. Veuillez consulter leurs politiques avant de fournir des renseignements.

13) Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Les changements seront publiés ici avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. En cas de changement important, un avis supplémentaire sera fourni dans le Forum ou par courriel.

14) Contact

Courriel : [email protected]
Adresse postale : Health1in1 Inc., Ontario, Canada

Ce document est fourni sous licence CC-BY-SA et remplace les versions antérieures à compter du 16 septembre 2025.